Справочник, документ, журнал

Подробности: Опубликовано: 17 августа 2015

Справочник является перечнем возможных значений того или иного поля (реквизита). Справочники используются в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный или дублированный ввод информации. Каждый справочник представляет собой перечень однородных объектов: валют, стран, марок автомобилей и др.

Каждый такой объект называется элементом справочника. Форма элемента справочника служит для создания нового элемента справочника либо для редактирования существующего.

Документ – это электронное представление некоторого бумажного документа, возникающего в процессе деятельности компании. Примером документа является заказ-наряд, приходный кассовый ордер, заказ поставщику и т.д.

Отличительной чертой документа от элемента справочника является наличие привязки к временной оси. Документ является отражением некой хозяйственной операции в жизни организации. Элемент справочника же является хранилищем уникальной информации и предназначен для исключения дублирования этой информации в пределах организации. В связи с этим, документ обычно является гораздо более сложным с точки зрения внутренней структуры объектом. Многие из реквизитов документа являются ссылками на элементы справочников. Многие из документов содержат подчиненные списки, как ссылки на элементы справочника, так и ссылки на другие документы.

Каждый документ имеет жизненный цикл, фазы которого описываются конкретным статусом: «черновик» - когда документ новый и только что создан, «в работе» - когда начальная информация введена и документ перешел в режим дальнейшей работы, и т.д. Каждый статус дает возможность производить с документом те или иные действия, недоступные при другом статусе.

Документы, как и элементы справочников, собраны в списочные формы (журналы документов). Журнал документов (список) предназначен для хранения информации об объектах, связанных с деятельностью компании. Каждый журнал представляет собой перечень однородных объектов: клиентов, объектов ремонта, заказ-нарядов и др. Каждый такой объект называется элементом журнала (списка). Форма элемента журнала (карточка) служит для создания нового элемента списка либо для редактирования существующего. Журнал документов - это электронный аналог обычной бумажной папки.

KOLA документация

Справочник, документ, журнал